Lieferanten, Auswahl und Bewertung
Unternehmen müssen sicherstellen, dass Lieferanten bzw. Partner nicht nur gute Qualität liefern bezüglich Produkte oder Dienstleistung, sondern auch zuverlässig, wirtschaftlich stabil arbeiten, und sicher mit Informationen und anvertrauten Daten umgehen. Zertifikate wie ISO 9001 oder ISO 27001 sind ein guter Startpunkt – aber sie ersetzen keine echte Prüfung. Entscheidend ist, Lieferanten vor der Auswahl gründlich zu bewerten und anschließend regelmäßig zu überprüfen, ob sie weiterhin zuverlässig, sicher und passend sind. Genau dafür braucht es klare Kriterien aus verschiedenen Blickwinkeln, mindestens: Qualität, Informationssicherheit und kaufmännisch / strategische.
Viele Unternehmen verlassen sich bei der Lieferantenauswahl auf ein einziges Kriterium: „Der Lieferant hat ein Zertifikat – also passt alles.“ Doch Zertifikate wie ISO 9001 oder ISO 27001 sind nur ein Mindeststandard, vergleichbar mit einer Hauptuntersuchung beim Auto: hilfreich, aber nicht ausreichend, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Genauso wie man beim Autokauf verschiedene Aspekte prüft – Qualität, Sicherheit, persönliche Anforderungen – müssen Unternehmen Lieferanten aus mehreren Blickwinkeln bewerten. Und zwar zweimal:
- Bei der initialen Auswahl – bevor man sich bindet
- Bei der regelmäßigen Bewertung – um sicherzustellen, dass der Lieferant weiterhin zuverlässig bleibt
Hier einige Gedanken dazu, um Missverständnisse zu vermeiden, zum Teil am Beispiel eines Autokaufs:
Geläufige Missverständnisse betreffen, Zertifikate, aber auch Verträge, und Anhänge wie Geheimhaltungsvereinbarung und Zugriff auf Daten bzw. Zutritt zum Unternehmen.
1. Initiale Auswahl: Autokauf vs. Lieferantenauswahl
Ist dieser Lieferant grundsätzlich geeignet?
Beim Autokauf prüfst Du, ob das Auto zu Dir passt. Bei der Lieferantenauswahl prüfst Du, ob der Lieferant zu Deinem Unternehmen passt.
Wir betrachten hier jeweils drei Blickwinkel:
- Qualität
- Informationssicherheit
- Kaufmännisches / Wirtschaftlichkeit
A. Qualitätsblickwinkel
Autokauf
- Verarbeitung & Zuverlässigkeit
- Fahrverhalten
- Verbrauch & Technik
- Garantie & Servicequalität
Entsprechung bei Lieferantenauswahl (ISO 9001)
- Prozessreife & Qualitätsmanagement
- Fehlerquote & Reklamationshistorie
- Stabilität der Lieferkette
- Dokumentationsqualität und Rückverfolgbarkeit
- Know How
- Nachweise & Zertifizierungen
Ergo:
Du kaufst kein Auto nur wegen mit einer Straßenzulassung, du prüfst, ob es technisch Deinen Vorstellungen entspricht. 5- oder 7-Sitzer, Cabrio, Sonnendach, PS, ISOFIX, Wartungsinterwalle, Farbe, Verbrauch, Dimensionen, Kofferraum…
Genauso prüfst du Lieferanten nicht nur wegen einem ISO 9001 Zertifikat, sondern ob der Lieferant das liefern kann, was Du benötigst. Du wählst auch unter verschiedenen Lieferanten, die alle die gleichen Zertifikate haben können.
B. Informationssicherheitsblickwinkel
Autokauf
- Airbags, Assistenzsysteme, Bremswege, Notbremsassistenz, Abstandsradar, Parkassistenz, Schlafsensor, Dashcam...
- Diebstahlschutz
- Sicherheitsbewertungen (NCAP)
Lieferantenauswahl (ISO 27001)
- ISMS‑Reifegrad
- Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Logging, Monitoring
- Technische Kompatibilität, Schnittstellen
- Know-How
- Incident‑Management und Meldewesen
- Know How
- Einhaltung von Service Level Agreements
- Business Continuity & Backup
- Umgang mit Subunternehmern
- Standort & Rechtsraum (EU, DE, etc.)
- Eingesetzte Technologie
- Technische und Organisatorische Maßnahmen, nach Bedarf
Ergo:
Ein Auto kann technisch top sein, aber Du legst Wert auf gewisse Sicherheitsmerkmale, die Du benötigst. Dashcam, Notbremsassistenz, etc.
Ein Lieferant kann gute Qualität liefern, aber ein Sicherheitsrisiko darstellen.
C. Kaufmännischer Blickwinkel
Autokauf
- Preis/Leistung
- Betriebskosten
- Wiederverkaufswert
- Finanzierung & Vertragsbedingungen
Lieferantenauswahl
- Total Cost of Ownership
- Finanzielle Stabilität
- Vertragsbedingungen (SLA, Haftung, Kündigung)
- Skalierbarkeit & Flexibilität, Individuelle Vereinbarungen
Ergo:
Ein günstiges Auto kann teuer werden, wenn die Folgekosten hoch sind. Genauso bei Lieferanten.
2. Wiederkehrende Bewertung: Service/Hauptuntersuchung vs. Lieferantenbewertung
Bleibt dieser Lieferant zuverlässig, sicher und ist er weiterhin passend für unsere Bedürfnisse?
Nach dem Kauf endet die Verantwortung nicht. Autos brauchen Service, Lieferanten brauchen jährliche Bewertung.
A. Qualitätsblickwinkel
Auto-Service
- Zustand von Bremsen, Reifen, Motor
- Reparaturen & Verschleiß
- Rückrufe & Updates
Lieferantenbewertung (ISO 9001)
- Termintreue & Lieferperformance
- Fehlerquote & Reklamationen
- Änderungen in Prozessen oder Personal
- Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen
- Ergebnisse aus Audits, Lieferantenaudits
- Neue Risiken und Chancen in der Zusammenarbeit
Ergo:
Auch ein gutes Auto kann schlechter werden – genauso ein Lieferant.
B. Informationssicherheitsblickwinkel
Auto-Service
- Funktion der Assistenzsysteme
- Software‑Updates
- Sicherheitsrückrufe
- Stand der Technik
Lieferantenbewertung (ISO 27001)
- Aktualität der Zertifikate
- Sicherheitsvorfälle
- Änderungen im ISMS (eigenes, des Lieferanten)
- Neue Subunternehmer
- PenTest‑ oder SOC‑Berichte
- Ergebnisse aus Audits, Lieferantenaudits
- Einhaltung vertraglicher Sicherheitsanforderungen
- Neue Risiken die sich ergeben
Ergo:
Sicherheit ist kein einmaliger Zustand – sie muss gepflegt werden.
C. Kaufmännischer Blickwinkel
Auto-Service
- Reparaturkosten
- Wertentwicklung
- Zuverlässigkeit im Alltag
- Eigene Zufriedenheit
- Gelten die ursprünglichen Rahmenbedingungen für die Auswahl weiterhin, oder hat sich wesentliches geändert (z.B.: Familiengröße, Hund, Kinderwagen, Fahrradhalterung, Gepäckträger…
Lieferantenbewertung
- Kostenentwicklung
- SLA‑Einhaltung
- Zufriedenheit der Fachbereiche
- Risikoentwicklung (Markt, Finanzen, Abhängigkeiten)
- Strategische Zusammenarbeit
Ergo:
Ein Auto, das ständig in der Werkstatt steht, ist kein gutes Auto mehr. Ein Lieferant, der ständig Probleme macht, auch nicht.
Diese Gedanken sollen helfen Kriterien zu definieren, sowohl für die Initiale Bewertung und Auswahl als auch für die wiederkehrende Bewertung.
Die Kriterien können sehr wohl entsprechend einer Kritikalitätseinstufung festgelegt werden.
Vergiss nicht, Kriterien müssen messbar und bewertbar sein, wie Ziele, Key Performance Indicators, Score Cards...
Vertragliche Klärung & Basis der Zusammenarbeit
Die beste Lieferantenauswahl nützt wenig, wenn die Zusammenarbeit nicht sauber geregelt ist. Genau wie beim Autokauf: Selbst wenn das Auto technisch überzeugt, brauchst du einen klaren Kaufvertrag, der festlegt, was du bekommst, welche Leistungen garantiert sind und was passiert, wenn etwas schiefgeht.
In der Zusammenarbeit mit Lieferanten gilt dasselbe. Verträge schaffen Verbindlichkeit, Transparenz und Sicherheit – und sie müssen alle drei Blickwinkel abdecken: Qualität, Informationssicherheit und Kaufmännisches.
1. Qualitätsbezogene vertragliche Regelungen
Qualitätsanforderungen müssen konkret, messbar und überprüfbar sein. Sie bilden die Grundlage für spätere Bewertungen.
Wichtige Elemente:
- Service Level Agreements — Reaktionszeiten, Lieferzeiten, Verfügbarkeiten
- Leistungsbeschreibungen – was wird inhaltlich konkret vereinbart
- Qualitätskennzahlen — Fehlerquoten, Nachbesserungsfristen, Prüfprozesse
- Dokumentationspflichten — technische Unterlagen, Änderungsdokumentation
- Reklamations- und Eskalationsprozesse — wie Probleme gemeldet und gelöst werden, alleine, und in der Zusammenarbeit
- Kontinuierliche Verbesserung — Verpflichtung zu KVP, Lessons Learned.
Ohne klare Qualitätskriterien gibt es später keine objektive Grundlage für Bewertungen oder Eskalationen.
2. Informationssicherheitsbezogene vertragliche Regelungen
Hier geht es darum, Risiken zu kontrollieren, Daten zu schützen und Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen. ISO 27001 fordert explizit, dass Sicherheitsanforderungen vertraglich fixiert werden.
Wichtige Elemente:
- Sicherheitsanforderungen — Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Logging
- Verpflichtung zur Einhaltung von Standards — ISO 27001, SOC 2, TISAX
- Verpflichtung zum Know-How / Weiterbildung
- Meldepflichten bei Sicherheitsvorfällen — Fristen, Inhalte, Eskalationswege
- Subunternehmerregelungen — Transparenz, Zustimmungspflichten
- Audit- und Prüfungsrechte — interne/externe Audits, Nachweise
- Business Continuity & Disaster Recovery — Wiederanlaufzeiten, Backup‑Pflichten
- Datenlokation & Rechtsraum — DSGVO, Drittstaatentransfers
- Gegenseitige Akzeptanz von Informationssicherheitsrichtlinien
- Auftragsdatenverarbeitung
- Datenschutz / DSGVO
Informationssicherheit ist kein Vertrauensthema – sie muss vertraglich abgesichert sein.
3. Kaufmännische und vertragliche Regelungen
Hier geht es um Kosten, Risiken, Verantwortlichkeiten und Flexibilität.
Wichtige Elemente:
- Preis- und Kostenmodelle — Fixpreise, variable Kosten, TCO
- Haftung & Gewährleistung — Schadensersatz, Haftungsobergrenzen
- Kündigungsfristen & Exit‑Szenarien — Datenrückgabe, Übergabeprozesse
- Vertragslaufzeiten — Mindestlaufzeiten, automatische Verlängerungen
- Rollen & Verantwortlichkeiten — wer macht was?
- Verfügbarkeit & Support — Reaktionszeiten, Erreichbarkeit
- Änderungsmanagement — wie Anpassungen vertraglich umgesetzt werden
Kaufmännische Klarheit verhindert spätere Überraschungen – und schützt vor versteckten Kosten.
Warum alle relevante Blickwinkel vertraglich geregelt sein müssen
Ein Lieferantenvertrag ist nur dann vollständig, wenn er:
- Qualität sicherstellt
- Informationssicherheit absichert
- Kaufmännische Risiken kontrolliert
- Es können auch weitere Blickwinkel notwendig sein, Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Nachhaltigkeit, regulatorisches, Branchenspezifisches
Fehlt einer dieser Bereiche, entstehen Lücken:
- Gute Qualität, aber unsichere Daten → Sicherheitsrisiko
- Gute Sicherheit, aber schlechte Verträge → Kostenrisiko
- Gute Verträge, aber schlechte Qualität → Leistungsrisiko
Nur eine ganzheitliche Betrachtung schafft eine stabile, belastbare Zusammenarbeit.
